▷ 10 pasos para realizar memorias técnicas de licitaciones

Preparar documentaciones técnicas de licitaciones de obra: 10 pasos para elaborar la memoria técnica de una licitación pública que no deberíamos dejar de dar; 10 oportunidades en concursos y licitaciones que, si sabemos aprovechar de manera adecuada, pueden hacer que un estudio técnico de calidad se convierta en un producto altamente competitivo y de gran valor a lo largo del proceso de licitación.

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Este artículo NO va a tratar de explicar cosas como qué es una licitación, los documentos de los que hay que disponer para presentarse a una, los tipos de contratos que existen en el sector público o las fases que existen en un proceso de contratación de tipo genérico. Nos vamos a centrar exclusivamente en la que podría ser la parte más difícil y costosa -en tiempo, dinero y recursos humanos- de un concurso de obra pública: la elaboración y preparación de la documentación técnica.

Investigando por la red he dado -sin demasiada dificultad- con varias páginas web y blogs que proponen consejos, trucos y otras recetas mágicas para conseguir tener éxito en las licitaciones de obra. Ofrecen una falsa creencia basada en que las estrategias son más relevantes que unos conocimientos en ingeniería civil, arquitectura o urbanismo. Pretenden que el desarrollo de un concurso de licitación pese más que los conocimientos técnicos que los sustentan.

No obstante, esto tampoco es nada descabellado. ¿Qué diferencia a dos memorias técnicas redactadas por dos profesionales altamente cualificados que han implementado en ella toda su sapiencia? ¿Qué licitación destaca sobre la otra -y sabemos que dejar atrás a nuestra competencia es lo fundamental- si la calidad del contenido es similar?

Precisamente es de lo que trata este artículo: 10 conceptos ordenados que forman parte de un plan de ejecución que se puede ajustar fácilmente a la siguiente licitación; 10 ideas que, bien desarrolladas, pueden marcar la diferencia entre la adjudicación de la obra o un segundo, tercer o cuarto puesto.

Los siguientes son los 10 pasos en los que hemos dividido este texto:

  1. Planificación vs calendario
  2. Redactar un índice de la memoria técnica
  3. ¿A qué tipo de obra nos enfrentamos?
  4. Análisis de nuestros competidores
  5. Presentaciones exquisitas: infografías 3D, ilustraciones y maquetación en las licitaciones
  6. Selección de las actividades y procesos constructivos más complejos o importantes
  7. La importancia de la programación: diagramas de Gantt, Pert y cálculo de rendimientos
  8. La holística de una memoria completa
  9. No olvidar nunca el poder oculto de la poesía
  10. Autocrítica y proceso de mejora continua

Para dar forma escrita a todas estas ideas me he servido de una gran ponencia a la que tuve la suerte de asistir a finales de mayo en Massachusets dentro de la conferencia anual que organiza la NAFSA (Association of International Educators).

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Algunas de las increíbles propuestas docentes aquí tratadas sobre síntesis y desarrollo en la lectura planteadas en la ponencia se podrían aplicar en la elaboración de estudios para licitaciones, precisamente en el momento de preparar las memorias técnicas que los componen.

Planificación vs calendario

Este primer paso es fundamental. Se podría denominar también “saber medir las fuerzas” ya que lo habitual es encontrarnos con plazos muy reducidos para la preparación de documentación de una licitación pública.

Pocas veces se dispone de más de los 26 días de rigor que rápidamente se reducen a 3 semanas o incluso menos después de haber realizado las correspondientes previsiones de costes generales, beneficios, pérdidas, etc. Es decir, los primeros números gordos de la obra que van a ayudar a decidir los rangos de beneficio, lo adecuado de la oferta a proponer, la posible baja económica y, en último término, si finalmente merece la pena presentarse a un determinado concurso o no.

Emplear unas horas en programar un trabajo ingente que deberá estar terminado en 2-3 semanas no es siempre rentable. Aunque pueda parecer absurdo, en numerosas ocasiones es el propio estudio del proyecto de ejecución el que va pidiendo más horas o días de dedicación y por tanto, en función de cada tipo de obra, esa programación se va modificando. A una semana de la fecha de entrega nuestra planificación no servirá para nada y será el momento en el que nos demos cuenta de que -a no ser que nos dediquemos a copiar memorias anteriores y a engañar a nuestros clientes- habremos estado improvisando.

La experiencia queda ahí: ésta y no otra es la mejor forma de crear propuestas nuevas, contenidos de calidad, mejores textos en la memoria, esquemas enriquecidos, formas atractivas de presentar nuestro trabajo (lo veremos en el paso nº5), programaciones mejor estructuradas, etc. En definitiva, una mejor gestión y un mejor producto que obtenga las mejores puntuaciones en las aperturas de las correspondientes licitaciones.

Redactar un índice de la memoria técnica

Este segundo paso no solamente está en estrecha relación con el primero; elaborar un índice inteligente nunca es contrario a planificar (o no) la preparación de documentación técnica independientemente del tipo de obra o de proyecto de ejecución al que nos enfrentamos.

Los pliegos de prescripciones administrativas no siempre son proclives a dar demasiada información acerca de los contenidos que, tras su estudio, proporcionarán puntos a nuestra oferta. Diré solamente que hay 2 tipos de PCAP que nos hacen mayor o menor servicio:

  1. el PCAP histriónico que desmenuza de manera pormenorizada todos los apartados y puntos de la memoria, que explica de manera exacta cómo organizar nuestra documentación técnica y que fragmenta de manera excesiva la puntuación, a veces hasta convertirse estos documentos en auténticas plantillas de correcciónchecklists de contenidos que no dejan mucho margen de actuación a nuevas propuestas.
  2. el PCAP hippie que solamente indica los temas y conceptos que serán valorados y que obtendrán puntuación efectiva, pero que no entra a desentrañar aquellos intereses verdaderos del organismo que promueve la licitación sino que deja la auténtica redacción de las memorias técnicas a la discreción del licitador.

Lo habitual es encontrar un pliego de condiciones que no es tan radical como los mencionados, sino que tiene un poco de ambos. En él podremos implementar ideas de presentación y contenidos accesorios pero con posibilidad de movimiento limitada.

Por lo tanto, ¿en qué casos es conveniente elaborar un índice de contenidos?

Más que conveniente el índice es necesario siempre, no importa el tipo de pliego, de concurso, de proyecto de ejecución, de obra o de organismo. Un esquema es tan importante para una documentación técnica como lo es para un estudiante, un opositor, un o un conferenciante.

¿A qué tipo de obra nos enfrentamos?

No todas las licitaciones son idénticas, es decir, no pueden resolverse con la misma técnica, idéntico índice de contenidos o una distribución de temas similar. Antes de ponernos a escribir es importantísimo ponerle adjetivo a nuestra documentación técnica.

Por adjetivo hay que entender ese algo especial que va a definir nuestro trabajo, esa característica cualitativa que puede ayudarnos a destacar sobre la competencia y distanciarnos de nuestros competidores lo necesario para tener éxito.

Reconozco que esta idea es lo suficientemente abstracta y ambigua como para que el hecho de intentar defenderla pueda parecer vago y disperso. Por eso lo mejor es desarrollarla con ejemplos.

Hay ocasiones en las que acertaremos si centramos nuestros esfuerzos en unos textos muy sintéticos, concisos y enriquecidos. En otras, sin embargo, convendrá realizar analíticas, descripciones y argumentos mucho más detallados, especialmente si el límite de hojas no es muy desfavorable y si nuestro conocimiento del proyecto de ejecución, el entorno y la obra puede llegar a ser elevado.

Por otro lado, existen tipos de formatos en los que lo más inteligente es conseguir un aspecto visual imponente: renders, infografías, diseños 3D y 4D, implantaciones por fases, procesos constructivos ilustrados y esquemas atractivos que pueden ofrecerse en papel o en vídeo y que nada tienen que ver con los modelos anteriores en los que predomina el texto escrito y la redacción.

Otros tipos de licitaciones son aquellas en las que la programación vertebra y condiciona el resto del contenido. En ellas, el apartado dedicado a la planificación será impresionante pero podrá extenderse -a modo de fragmentos comentados o inserción de miniaturas- al resto de puntos de la memoria técnica. En este tipo de concurso la parte gráfica será importante pero estará orientada a los diagramas de Gantt y/o diagramas PERT respectivamente.

Análisis de nuestros competidores

Hacer un análisis del cliente o clientes en función del tipo de empresa con la que colaboramos es muy importante. Pero lo es aún más analizar exhaustivamente a nuestra competencia directa, tanto a las otras empresas constructoras que creamos que puedan participar, como a cualquier otra consultoría especializada en licitaciones que potencialmente puedan colaborar con las anteriores.

En un mismo rango de clasificación empresarial no es raro encontrar a las mismas empresas una y otra vez compitiendo en licitaciones similares. En el caso de las licitaciones públicas se puede realizar un seguimiento de quién se presenta a qué mediante los listados de admitidos o, en último término, mediante las actas o aperturas de cada licitación.

Plataforma de contratación del sector público

Para esta labor de búsqueda ya todos sabemos que la Plataforma de Contratación del Estado es una de las mejores opciones, aunque no la única

Presentaciones exquisitas: infografías 3D, ilustraciones y maquetación en las licitaciones

El cuidado y el trabajo empleados en elaborar una buena presentación de nuestra documentación técnica es, a la licitación lo que los medios auxiliares son a la ejecución de la obra. Son el soporte de la atención de quien va a otorgar más o menos puntuación a nuestra propuesta.

Maquetaciones pobres, formatos desafortunados, una distribución heterogénea del contenido, copia-pega de las imágenes que ilustran nuestra memoria técnica o una pobreza en el aspecto gráfico son sinónimos de peores valoraciones en ciertos apartados importantes y, como consecuencia, puntuaciones más bajas. Hay dos formas de corregir esto.

  1. La primera es contar con la colaboración de un estudio especializado en este tipo de presentaciones pero que además tenga conocimientos en licitaciones de obras, en construcción, en arquitectura, ingeniería y/o en obra civil. Si echamos un vistazo rápido en google podemos ver un doble panorama: consultorías e ingenierías especializadas con un nivel gráfico que deja bastante que desear y empresas de renders e infografías que, aunque realizan trabajos para constructoras, su labor y conocimiento termina en la elaboración de la imagen. Necesitamos ambas cosas.
  2. La segunda es tener a un ilustrador en nuestro equipo. Y uso la palabra “ilustrador” de manera intencionada ya que nuestra presentación no puede depender únicamente de imágenes artificiales, planos esquemáticos o fotografías. La labor de este ilustrador deberá ser total, aunando y relacionando contenidos de tipo gráfico de cualquier clase y no limitándose a una única parcela. Deberá crear bellas e impactantes imágenes pero a la vez muy explicativas y repletas de información, saber en qué lugar del texto insertarlas y cuáles fusionar, implementar en otros diagramas o no repetir para no saturar un mismo apartado de la memoria técnica.

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De todo lo que he visto por internet y por algunos portales especializados de concursos, construcción, arquitectura, obra civil el que más me ha gustado ha sido este estudio de Madrid dedicado a documentación para licitaciones públicas y en cuya página web muestran bastantes infografías y presentaciones, todas muy interesantes a mi juicio.

Selección de las actividades y procesos constructivos más complejos o importantes

Este sexto paso trata de manera monográfica acerca de los contenidos de la memoria constructiva. En el interior de ésta no es raro encontrar que el pliego nos pida desarrollar una serie de procesos o actividades constructivas específicos en detrimento de un desarrollo general de la obra.

La siguiente afirmación no pretende ser una fórmula exacta, pero acertaremos con mayor probabilidad con un cierto grado de desobediencia.

Tenemos la  opción de desarrollar la construcción de la obra completa con el máximo detalle pero esto normalmente es un esfuerzo ingente que puede limitarnos el tiempo a dedicar en otras áreas del concurso. Sin duda daremos en el blanco pues cumplimos -con creces, además- con los requisitos del pliego.

Podemos también ser sintéticos y realizar previamente una cuidadosa selección de procesos constructivos que atacaremos con todo detalle. Aunque justifiquemos con soltura nuestra decisión siempre será una apuesta no carente de riesgo.

La importancia de la programación: diagramas de Gantt, PERT y cálculo de rendimientos

El séptimo paso es trabajar una planificación de obra acorde a la memoria técnica que se elabore. No siempre es necesario hacer diagramas hiper extensos desarrollando variantes, zonificando o siendo redundantes en la información de unidades. En ocasiones un simple diagrama de Gantt por capítulos -10 o 12 a lo sumo- podría ser más que suficiente, siempre y cuando nos permita representar con exactitud en el tiempo aquella característica fundamental del concurso.

Si el diagrama de planificación de la obra es el documento principal, éste estará rodeado de otros documentos estrechamente relacionados como son las hojas de cálculo de rendimientos, el diagrama PERT, el diagrama espacio-tiempo o los cuadros de certificaciones.

El diagrama de Gantt

No vamos a descubrir aquí nada nuevo, ni cómo se debe elaborar un diagrama de Gantt ni qué relación de escala o de profundidad debe tener con el texto redactado. Este diagrama debe ser entendido desde dos vertientes: debe ser comprendido de un vistazo, ser intuitivo y preclaro; pero también mostrará detalle suficiente para que una revisión más a fondo pueda devolver datos satisfactorios tras la consulta de algún dato muy particular.

Diagrama de Gantt

A veces los diagramas mudos -como el que enlazamos por encima de estas líneas- son la mejor manera de conseguir un acercamiento. Un esquema sencillo es una idea que lanzamos directamente al corazón del técnico que analizará nuestro trabajo.

El diagrama PERT

Se trata de un diagrama de relación de tareas que no servirá en ningún caso para sumar puntos de manera directa. No es un gráfico intuitivo ni permite ver en él conjuntos de actividades al ojo humano.  Como guerreros de la mitología clásica o modernos soldados de hoy, la importancia de cada unidad no reside en sí misma sino en la que tiene a su lado; en este caso en la precedencia o la apertura lógica de cada partida.

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De este tipo de diagramas no se puede -a priori- sacar una idea concreta de lo que representan, pues lo habitual es que sean densos, técnicos y muy sintéticos. Sin embargo, sí pueden hacernos perder puntos si no están perfectamente ensamblados y la exactitud de sus datos es perfecta. Una consulta de comprobación de un eslabón concreto de la red de precedencias que no obtenga un resultado satisfactorio puede dar al traste con toda la propuesta de planificación de la licitación.

El cálculo de los rendimientos

Es éste quizá el paquete de información más ambiguo y escurridizo ya que normalmente queda dentro de ese número de páginas que cuentan dentro del límite que muchos pliegos establecen. Las hojas de cálculo, además, se pueden representar de muchas maneras en función de las características de la obra: podemos ser absolutamente farragosos con los datos, abrumando con miles de filas con todas las unidades sectorizadas y deslocalizadas y cientos de columnas con todas las variantes o coeficientes posibles.

O podemos ser sintéticos y precisos con una tabla sencilla en formato DIN A4. Normalmente el rango de un cálculo aceptable está entre las 10-12 hojas y las 40-50 en función, claro está, de la envergadura de la obra objeto del concurso de licitación.

La holística de una memoria completa

En el índice -antes comentado- de cada una de nuestras licitaciones, en los que se entremezclan una gran cantidad de apartados inconexos, podemos caer en las garras de un reduccionismo letal para nuestras expectativas. Si hacer exactamente lo que se nos solicita en cada uno de los puntos es un comienzo, no debería ser en ninguno de los casos el fin último de una documentación técnica.

Un sinfín de temas: el estudio de seguridad y salud, la memoria medioambiental, el análisis de afecciones e interferencias, el plan de calidad, los listados de medios auxiliares, la memoria constructiva, el análisis de la gestión de residuos, los condicionantes climatológicos, los recursos humanos, las infografías, las medidas correctoras, la propuesta de planificación, las deficiencias de proyecto, el análisis de mediciones, la descripción de los procesos, los reportajes fotográficos, la memoria descriptiva, la propuesta de implantación, los planos, el análisis y cálculo de rendimientos, la programación, el diseño de la presentación, las ofertas asociadas, el programa de necesidades, el sistema de gestión interno… y un largo e interminable etcétera son las piezas del puzzle.

Pero todas y cada una de ellas deben estar en relación con el todo o nuestra memoria técnica será un compendio de datos inconexos difíciles de interpretar y seguir. De modo contrario la lectura de la documentación de nuestra licitación será poco digerible y producirá rechazo y animadversión.

No olvidar nunca el poder oculto de la poesía

Antes del último paso -el cual está orientado al futuro y no al presente- quiero dar importancia a un aspecto que queda fuera de cualquier pliego, de cualquier concurso o cualquier proyecto.

Si nuestra lectura periódica se basa en frases de este tipo: “El objeto del presente documento es describir las acciones que se van a llevar a cabo en la obra para conseguir que el comportamiento ambiental de los trabajos sea el mejor posible” con el tiempo la calidad y capacidad sintáctica, semántica y… humana de nuestra mente se reducirá a oraciones como la anterior.

La lectura de un fragmento de cualquier clásico de nuestra literatura o bien de un artículo de prensa crítica nos puede curar de los desastrosos efectos del perjuicio de haber asimilado frases como la del párrafo anterior. En ocasiones un buen relato o el capítulo de un gran libro nos puede proporcionar mejores ideas y salidas más afortunadas que cualquier texto técnico, por mucha coincidencia que pudiera haber con el objetivo exacto que perseguimos.

Autocrítica y proceso de mejora continua

Este artículo finaliza recalcando algo importante: debemos tener en cuenta que todos los pasos anteriores son sinónimo de un sobreesfuerzo laboral e intelectual, a la par que un clarísimo síntoma de perfeccionamiento, mejora y calidad. Pero de nada servirá si nuestra visión se reduce exclusivamente al concurso que estemos realizando en ese momento.

En este campo -al igual que en otras parcelas de la vida- es muy necesario mantener un perpetuo estado de crítica y análisis objetivo sobre lo que nos rodea. En este sentido, los pasos a dar -sean 10 o 100- son los que cada uno se va diseñando con cada licitación elaborada cada concurso terminado y con cada logro conseguido. Esto es algo que no se puede hacer si no es a partir de una continua revisión que lo abarca absolutamente todo, no solamente lo profesional.

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